Privacyverklaring t.a.v. ouders en kinderen

  1. De organisatie heet Speelplein Weyneshof vzw (ondernemingsnummer 0410247147) en heeft zijn maatschappelijke zetel in de Paardenkerkhofstraat 148 te 2800 Mechelen. Algemeen verantwoordelijke is voorzitter Johan Cornière. De vzw is gedurende het hele jaar te bereiken via info@weyneshof.be. Tijdens de zomerwerking beschikt de vzw tevens over een telefoonnummer, namelijk 015/34 80 42.
  2. Speelplein Weyneshof vzw is als organisatie onderworpen aan de Europese verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, ook bekend als de GDPR (General Data Protection Regulation) of de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
  3. Voor de goede werking van het speelplein dienen wij u een aantal persoonsgegevens te vragen, zowel aangaande uw kind als uzelf.
    1. Omwille van de administratie vragen wij van uw kind de naam en voornaam, de geboortedatum, het geslacht en de woonplaats. Deze gegevens zijn voorbehouden voor de medewerkers van het secretariaat en voor de verantwoordelijken van de busdienst of de opvang.
    2. Omwille van de warme maaltijden die wij geven, is het tevens noodzakelijk dat wij op de hoogte zijn van allergieën of van voorkeuren op het vlak van eten. Om hierin zeker geen fouten te maken, werken wij met een polsbandjessysteem met drie kleuren: groen (uw kind eet vegetarisch), wit (uw kind is lactose-intolerant) en oranje (uw kind heeft een andere allergie of intolerantie). Het spreekt voor zich dat we dit doen in het belang van het kind.
    3. Omwille van de algemene begeleiding van uw kind is het noodzakelijk dat wij één (en bij voorkeur een tweede) telefoonnummer van u en/of een familielid / kennis van u bezitten, om u in een noodgeval te kunnen bereiken. Om dezelfde reden vragen wij u medische informatie, die belangrijk is om uw kind goed te begeleiden, met ons te delen. Deze gegevens zijn enkel in te kijken door de medewerkers van het secretariaat.
    4. Om u van de nodige informatie, maar ook van de nodige attesten te voorzien, vragen wij u om een e-mailadres. Wanneer u niet langer e-mails van onze organisatie wenst te ontvangen, kan u uitschrijven via de link onderaan in de e-mail die u van ons ontvangt. Algemene e-mails zoals de bevestiging van een nieuwe inschrijving of een e-mail met attesten zal u wel blijven aankrijgen.
  4. Wij bewaren deze persoonsgegevens maximum twee jaar, en dit in een afgesloten databank. Wij hebben deze immers nodig om u van een fiscaal attest en een bewijs van betaling te voorzien. Omdat de regelgeving voorziet dat u deze attesten ook later kan indienen, willen wij geen risico lopen de gegevens te verwijderen. Alleen de voorzitter, de ondervoorzitter en de medewerkers van het secretariaat (tijdens de uitoefening van hun functie) hebben toegang tot deze databank. Op uw vraag kunnen we deze gegevens aanpassen of wissen. Het spreekt voor zich dat wij deze gegevens op geen enkel moment delen met derden.
  5. Voor de aanvraag van subsidies bij de verschillende gemeentebesturen en voor de interne evaluatie van de werking dienen wij enkele algemene en statistische gegevens bij te houden (aantal speeldagen, gemiddeld aantal kinderen, enz.). Deze gegevens worden geanonimiseerd bewaard.
  6. Voor het maken van beeldopnames (foto en video) hanteren we, zoals de wet dat voorschrijft, een strikt beleid. Beeldopnames worden enkel gemaakt door een medewerker van het secretariaat en worden alleen op het secretariaat verwerkt. De beeldopnames, voor zover zij kinderen duidelijk in beeld brengen, worden enkel via de officiële kanalen van de werking verspreid (website, facebookpagina en youtube-kanaal), en alleen mits toestemming van de ouders van de betrokken kinderen. Deze toestemming verkrijgen we al dan niet bij de inschrijving van het kind. Voor gedrukte promotie (folders, affiches, enz.) worden geen foto’s gebruikt van duidelijk afgebeelde kinderen. U heeft steeds het recht om deze toestemming te herroepen en ons vragen om bepaalde foto’s te verwijderen.
  7. We nemen alle redelijke maatregelen om de gegevens te beschermen tegen verlies en diefstal, onder meer door actuele beveiligingssoftware op de computers van onze vereniging en door regelmatige back-ups van de bestanden.
  8. U heeft op elk moment het recht om ons te vragen welke gegevens we van u bezitten, om die gegevens waar nodig te laten corrigeren en om die gegevens gedeeltelijk of volledig te laten verwijderen. Elk verzoek wordt zo vlug mogelijk gelezen en vervolgens onmiddellijk behandeld. Indien we niet ingaan op de rechtmatige eis tot inzage, correctie of verwijdering van de gegevens, kan de betrokkene zich wenden tot de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (CBPL), beter bekend als de privacycommissie. Hun contactgegevens vindt u op www.privacycommission.be.