Privacyverklaring en Cookiebeleid voor Speelplein Weyneshof vzw
Laatste update: 19 november 2023
Deze privacyverklaring en cookiebeleid legt uit hoe Speelplein Weyneshof vzw (“wij”, “ons” of “onze”) persoonlijke gegevens verzamelt, gebruikt en beschermt en hoe cookies en vergelijkbare technologieën worden gebruikt op onze website www.weyneshof.be. We respecteren uw privacy en streven ernaar uw persoonlijke gegevens te beschermen in overeenstemming met de geldende wetten en regels voor gegevensbescherming.
1. Algemeen
De organisatie heet Speelplein Weyneshof vzw, met ondernemingsnummer 0410247147, en heeft zijn maatschappelijke zetel in de Paardenkerkhofstraat 148 te 2800 Mechelen. De algemeen verantwoordelijke is Zino Scheers. Voor contact gedurende het hele jaar kunt u ons bereiken via info@weyneshof.be.
Speelplein Weyneshof vzw is onderworpen aan de Europese verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, ook bekend als de GDPR (General Data Protection Regulation) of de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
2. Ouders en Kinderen
2.1 Persoonsgegevens
Voor de goede werking van het speelplein verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens van zowel uw kind als uzelf. Deze gegevens zijn essentieel voor de administratie en het welzijn van uw kind tijdens hun verblijf bij ons. De volgende persoonsgegevens worden verzameld:
2.1.1 Kindgegevens: We vragen om de volledige naam, geboortedatum, geslacht, woonplaats en, indien van toepassing, het UiTPAS-nummer van uw kind. Deze informatie is cruciaal om de administratie vlot te laten verlopen en voor de veiligheid van uw kind tijdens activiteiten op ons speelplein.
2.1.2 Rijksregisternummer: In overeenstemming met de geldende regelgeving vragen wij, in functie van van het uitreiken van fiscale attesten, ook het rijksregisternummer van u en uw kind. Dit nummer is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en om ervoor te zorgen dat u als ouder recht heeft op belastingvoordelen voor de kosten van kinderopvang. Het rijksregisternummer wordt uitsluitend gebruikt voor administratieve doeleinden en wordt strikt vertrouwelijk behandeld.
2.1.3 Allergieën, dieetvoorkeuren en medische gegevens: Om ervoor te zorgen dat uw kind veilig kan genieten van de aangeboden maaltijden, moeten wij op de hoogte zijn van eventuele allergieën of dieetvoorkeuren. Wij hanteren een polsbandjessysteem met drie kleuren (groen, wit en oranje) om aan te geven of uw kind vegetarisch eet, lactose-intolerant is of andere allergieën of intoleranties heeft. Deze informatie is van vitaal belang voor de gezondheid en het welzijn van uw kind. Daarnaast vragen we om medische informatie over uw kind, zoals relevante gezondheidsproblemen of medicijnen die zij nemen. Deze informatie wordt alleen bekeken door medewerkers van het secretariaat en is uitsluitend bedoeld voor de algemene begeleiding en veiligheid van uw kind.
2.1.4 Contactgegevens: Wij vragen om minstens twee (bij voorkeur drie) telefoonnummers van uzelf of van een familielid/kennis die we in noodgevallen kunnen bereiken. Dit stelt ons in staat om snel contact op te nemen als dat nodig is. Voor communicatiedoeleinden en om u van de nodige informatie en attesten te voorzien, vragen we om uw e-mailadres. U kunt zich op elk moment afmelden voor e-mails van onze organisatie via de afmeldingslink onderaan de e-mails die u van ons ontvangt. Houd er echter rekening mee dat servicemails, zoals bevestigingen van inschrijvingen of e-mails met attesten, nog steeds aan u worden verstuurd.
2.2 Bewaring van Gegevens
Wij bewaren deze persoonsgegevens gedurende een periode van maximaal acht jaar in een afgesloten databank. Deze gegevens zijn essentieel voor het verstrekken van fiscale attesten en bewijzen van betaling. Alleen het kernbestuur en de medewerkers van het secretariaat hebben toegang tot deze databank. Op uw verzoek kunnen we deze gegevens aanpassen of verwijderen. Deze gegevens kunnen gedeeld worden met overheidsdiensten i.f.v. de fiscale aftrekbaarheid van de deelnameprijs. We delen deze gegevens op geen enkel ander moment met derden.
2.3 Statistische Gegevens
Voor de aanvraag van subsidies bij verschillende gemeentebesturen en voor interne evaluatiedoeleinden houden we enkele algemene en statistische gegevens bij, zoals het aantal speeldagen, het gemiddelde aantal kinderen, enzovoort. Deze gegevens worden geanonimiseerd bewaard en worden alleen gebruikt voor rapportage- en evaluatiedoeleinden.
2.4 Beeldopnames
Voor het maken van beeldopnames (foto en video) hanteren we een beleid in overeenstemming met de wetgeving. Beeldopnames worden uitsluitend gemaakt door een medewerker van het secretariaat en worden verwerkt op het secretariaat zelf. Beelden waarop kinderen duidelijk herkenbaar zijn, worden alleen verspreid via de officiële kanalen van onze werking, zoals de website en sociale media, na verkregen toestemming van de ouders van de betrokken kinderen. Deze toestemming kan al dan niet worden gegeven bij de inschrijving van het kind. Alle foto’s worden intern bewaard in een fotoarchief en worden niet gebruikt voor gedrukte promotiematerialen, zoals folders en affiches. U heeft te allen tijde het recht om deze toestemming te herroepen en ons te verzoeken bepaalde foto’s te verwijderen.
3. Huurders
3.1 Persoonsgegevens
Voor de goede werking van de verhuur verzamelen wij persoonsgegevens wanneer u zichzelf registreert als contactpersoon voor de verhuur. Deze gegevens zijn strikt toegankelijk voor het kernbestuur en de conciërge. De volgende persoonsgegevens worden verzameld:
3.1.1 Naam en Voornaam: Om contact met u op te nemen met betrekking tot praktische zaken rond de verhuur, vragen wij uw naam en voornaam.
3.1.2 Woonplaats: We vragen naar uw woonplaats om administratieve doeleinden.
3.1.3 Telefoonnummer en E-mailadres: Om contact met u op te nemen met betrekking tot praktische formaliteiten van de verhuur, vragen wij om uw telefoonnummer en e-mailadres.
3.2 Bewaring van gegevens en boekhoudkundige verplichtingen
Vanwege boekhoudkundige verplichtingen worden uw persoonsgegevens zeven jaar bewaard in onze boekhouding. Als vzw zijn wij verplicht om boekhoudkundige documenten en stukken met betrekking tot belastbare inkomsten te bewaren gedurende de zeven jaren die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben. Deze boekhouding wordt bewaard in een afgesloten archief dat wordt beheerd door het kernbestuur.
4. Sympathisanten
4.1 Persoonsgegevens
Voor onze algemene werking zijn sympathisanten nodig. Dit omvat oud-vrijwilligers van de vzw en buren van het domein Weyneshof. We willen u op de hoogte houden van activiteiten en vragen daarom om uw naam en e-mailadres.
4.2 Bewaring van Gegevens
We bewaren deze persoonsgegevens totdat u aangeeft dat u deze niet langer wilt ontvangen. Deze gegevens worden bewaard in een afgesloten spreadsheet die alleen toegankelijk is voor het kernbestuur.
5 Beveiliging van Gegevens
Wij nemen alle redelijke maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal en ongeoorloofde toegang. Dit omvat het gebruik van beveiligde databanken en toegangsbeperking tot geautoriseerde medewerkers.
6. Uw Rechten
U heeft te allen tijde het recht om ons te vragen welke gegevens we van u bezitten, om deze gegevens waar nodig te laten corrigeren en om deze gegevens gedeeltelijk of volledig te laten verwijderen. We zullen elk verzoek zo snel mogelijk behandelen. Als we niet reageren op een legitiem verzoek voor inzage, correctie of verwijdering van gegevens, kunt u contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). U vindt hun contactgegevens op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
7. Cookiebeleid
Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om uw browse-ervaring te verbeteren en statistische informatie te verzamelen over het gebruik van onze website.
7.1 Welke cookies gebruiken we?
7.1.1 Noodzakelijke Cookies: Deze cookies zijn essentieel voor het functioneren van de website en kunnen niet worden uitgeschakeld in onze systemen. Ze worden meestal alleen ingesteld in reactie op acties die u onderneemt, zoals het instellen van uw privacyvoorkeuren, inloggen of het invullen van formulieren. U kunt uw browser instellen om deze cookies te blokkeren of waarschuwingen hierover te ontvangen, maar sommige delen van de website werken mogelijk niet meer.
7.1.2 Prestatiecookies: Deze cookies stellen ons in staat om het aantal bezoeken aan de website te tellen en verkeersbronnen te analyseren, zodat we de prestaties van onze website kunnen meten en verbeteren. Ze helpen ons te begrijpen welke pagina’s het meest en minst populair zijn en hoe bezoekers zich op de site verplaatsen. Alle informatie die deze cookies verzamelen, is geaggregeerd en daarom anoniem. Als u deze cookies uitschakelt, weten we niet wanneer u onze website heeft bezocht en kunnen we de prestaties ervan niet volgen.
7.1.3 Functionele Cookies: Deze cookies stellen de website in staat om verbeterde functionaliteit en personalisatie te bieden. Ze kunnen worden ingesteld door ons of door externe providers wiens diensten we hebben toegevoegd aan onze pagina’s. Als u deze cookies uitschakelt, kunnen sommige of al deze functies mogelijk niet correct werken.
7.1.4 Targeting Cookies: Deze cookies kunnen door onze advertentiepartners via onze website worden ingesteld. Ze kunnen door die bedrijven worden gebruikt om een profiel van uw interesses samen te stellen en u relevante advertenties op andere websites te tonen. Ze slaan geen directe persoonlijke informatie op, maar zijn gebaseerd op unieke identificatoren van uw browser en internetapparaat. Als u deze cookies uitschakelt, zult u minder gepersonaliseerde advertenties ervaren.
7.2 Hoe kunt u cookies beheren?
U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen door uw browserinstellingen te wijzigen. U kunt uw browser ook instellen om u te waarschuwen wanneer er cookies worden geplaatst op uw apparaat en om deze cookies te weigeren. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van cookies de functionaliteit van de website kan beïnvloeden.